1 · Decide qué te llevas
No hace falta llevárselo todo. Lo que de verdad necesitas el primer día en el programa nuevo es:
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Clientes y vehículos. Con matrícula, bastidor y teléfono. Es lo que más se usa y lo que más cuesta volver a teclear.
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Tarifas y mano de obra. Precio hora, descuentos por cliente y artículos que más vendes.
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Trabajos abiertos. Las órdenes que estén a medias el día del cambio.
El historial de facturas antiguas no se migra: se conserva. Guarda una copia en PDF o deja el programa viejo solo para consulta. Tienes obligación de conservarlas, no de tenerlas en el programa nuevo.
2 · Elige bien el día
El mejor momento es un principio de mes, y mejor aún un principio de trimestre: cierras el periodo entero en el programa viejo y empiezas limpio en el nuevo. Tu asesoría lo agradecerá.
⚠️ Ojo con la numeración
No continúes la numeración del programa viejo «a mano» en el nuevo. Lo limpio es abrir una serie nueva en el programa nuevo desde el día del cambio. Coméntalo con tu asesoría antes.
3 · Una semana en paralelo, no más
Antes del día del cambio, dedica unos días a hacer presupuestos y órdenes de prueba en el programa nuevo. Que lo toque todo el que vaya a usarlo. Pero no factures en los dos a la vez: el día del cambio, el viejo pasa a ser solo de consulta.
4 · El primer cierre de mes
Hasta que no pasas un cierre de mes no sabes si todo está bien. Revisa que el listado de facturas cuadra con lo que has cobrado y mándaselo a tu asesoría como siempre. Si eso sale bien, el cambio está hecho.
Cómo lo hacemos en OptimaxPRO
Pides la prueba de 15 días, te llamamos y vemos juntos qué datos tienes y en qué formato. Si contratas el plan anual, la carga de clientes, vehículos y tarifas la hacemos nosotros contigo, gratis, una vez firmado el acuerdo. Desde el primer día las facturas salen con VeriFactu, así que cuando llegue tu fecha no tienes que tocar nada. Tienes el resumen en VeriFactu para talleres.