Primero: no hay «homologación»
La Agencia Tributaria no certifica programas ni publica una lista de los que valen. El sistema funciona al revés: es el fabricante quien firma una declaración responsable asegurando que su programa cumple el reglamento, y responde de ello con sanciones de 150.000 €.
Así que la primera comprobación es sencilla: pídela. Tiene que estar accesible desde el propio programa y tu proveedor debe dártela por escrito si se la pides.
Las cinco preguntas para tu proveedor
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¿Tenéis la declaración responsable y dónde la veo? Si la respuesta es «estamos en ello», pregunta para qué fecha y pídelo por correo. La de OptimaxPRO, por ejemplo, está publicada aquí.
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¿Cada factura queda encadenada a la anterior? El programa tiene que guardar un registro de cada factura con la huella de la anterior, de modo que no se pueda quitar ni intercalar una sin que se note. Si no saben explicártelo, malo.
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¿Qué pasa si quiero borrar o cambiar una factura emitida? La respuesta correcta es «no se puede: se hace una rectificativa». Si te dicen que sí se puede, malo.
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¿El envío a la Agencia Tributaria es automático? En la modalidad VeriFactu el programa envía cada registro al emitir la factura. Tú no deberías tener que hacer nada.
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¿Tengo que pagar aparte o cambiar de versión? Algunos fabricantes cobran la adaptación como un módulo nuevo o te obligan a migrar a otro producto. Mejor saberlo ya.
Lo que tiene que hacer el programa por dentro
No hace falta que lo entiendas para usarlo, pero es bueno saber qué estás pidiendo:
Registro de cada factura, que se genera en el momento de emitirla. Huella encadenada: cada registro lleva la huella del anterior, de modo que no se puede quitar ni intercalar una factura sin que se note. Registro de eventos y conservación de todo durante el plazo legal.
📋 Dos modalidades
El reglamento permite dos formas de cumplir. En la modalidad VeriFactu el programa envía cada registro a Hacienda al momento, y a cambio se simplifican las demás obligaciones. En la otra, los registros se guardan firmados en tu sistema y los entregas si te los piden. Para un taller, la primera es la cómoda: no custodias nada.
Señales de que toca cambiar
Tu programa es de escritorio y lleva años sin actualizarse. El fabricante ya no contesta o ha dejado de dar soporte. Facturas con un programa genérico y llevas las órdenes del taller en papel o en una hoja de cálculo. En cualquiera de los tres casos, adaptar lo que tienes va a costar más que cambiarlo.
Si decides cambiar, mira cómo hacerlo sin parar el taller y echa un vistazo a cómo lo resuelve OptimaxPRO.
📋 Nota
Este artículo es divulgativo y resume la norma tal como está publicada a fecha de 19 de octubre de 2026 (Real Decreto 1007/2023, Orden HAC/1177/2024 y la prórroga de plazos aprobada a finales de 2025), más el anuncio de Hacienda del 5 de octubre de 2026, que aplaza la obligación a octubre de 2028 y está pendiente de publicarse en el BOE. Para tu caso concreto, confírmalo con tu asesoría.